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参加展会前需要做足准备工作

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发表时间:2018-06-12 08:41

参加展会前需要做足准备工作


  据国外专门机构的调查,参观者(visitor)对展会各因素的记忆顺序包括:展品(Exhibits)吸引力39%,操作演示25%,展台设计14%,展台人员表现10%,散发资料8%,展出者的名气4%。由此可见,参展商并不是有名气就可高枕无忧了,关键在于展会现场的表现。
  首先,展品选择是第一位的。展品是给观摩者留下印象的最重要因素(factor)。展品选择应依据三项原则(in principle):1、针对性,2、代表性,3、独特性。针对性是指展品要符合展出的目的、方针、性质和内容。代表性是指展品要体现展出者的高新技术(technology),生产能力及本行业特点。独特性是指展品要有自己的独到之处,与同类产品相比,明显有别。
  其次,参展商的现场展示。意点会展是指会议、展览(Exhibition,Trade Show,Exposition,Trade Fair 或Trade Events等)、大型活动等集体性的商业或非商业活动的简称。其概念内涵是指在一定地域空间,许多人聚集在一起形成的、定期或不定期、制度或非制度的传递和交流信息的群众性社会活动 现在,非常多参展商都采用歌舞表演,有奖问答和视频(Video)音频的展示方法。这是因为在静态条件(tiáo jiàn)下,并不能说明展品的全部性能,显示(display)全部特征,需要借助其他材料(Material)或设备等手段来加以说明,强调及渲染。参展商要注意引导参观者的现场参与,并准备(ready)一些小包装样品(sample)免费(Free)派发。
  第三,展台设计(design)。当前,非常多展会还以特装修(zhuāng xiū)的比例为主要宣传点。各参展商也越来越重视特装修。但特装并非花钱越多,装修越豪华越好。参展商考虑的应是特装能否充分反映自己的形象,吸引参观者(visitor)的注意力。因此,你可以从几个方面衡量装修是否达到目的:1、展台设计要与展会整体的贸易(trading)氛围相协调;2、展台设计是为了衬托展品,不可喧宾夺主;3、展台设计需考虑参自身的公众形象,不可过于标新立异;4、不要忽略展台的展示、会谈、咨询和休息(rest)等基本功能。
  第四,工作(gōng zuò)人员的配备是展览成功(success)的关键(解释:比喻事物的重要组成部分)。展台的人员配备可从四个方面加以考虑:1、按展览会的性质选派合适类型或相关部门的人员;2、根据工作量的大小决定人员数量;3、人员的基本素质及个性;4、加强专业知识(zhī shí)的培训及产品性能的了解(Find out),包括专业知识、产品性能、演示方法等等。
  第五,客户邀请。前往专业展会的参观者目标(cause)都很明确。所以参展者除了被动地等待客户,开展(kāi zhǎn)前要有意识地邀请客户。可采取直接登门拜访、刊登广告、现场宣传、派发资料等手段,邀请和吸引客户。
  有经验的大公司做这些事情的时候,并非眉毛胡子一把抓,而是制定周详的计划。参考下表,看一看你做到了吗?
  参展计划时间(time)表:
  (一)12个月前:1、从展览的规模、时间、地点、专业程度、目标市场等各方面,综合专家意见,确定全年展览计划;2、与展览主办单位或代理公司联系,取得初步资料;3、选定场地;(一般而言,首次参加(cān jiā)国际大展,较难取得最佳位置(position ));4、了解付款形式,考虑汇率波动,决定会计计划。
  (二)9个月前:1、设计(design)展览结构;2、取得展览管理公司(Company)的设计批准;3、选择(xuanze)并准备参展产品;4、与国外潜在客户及目前顾客联络;5、制作展览宣传(Promotion)册。
  (三)6个月前:1、以广告(advertising)或邮件等进行推广(Promotion)活动;2、确定旅行计划;3、预付展览(exhibition)场地及其他服务(fú wù)所需款项;4、复查公司(Company)的参展说明书、传单、新闻稿等,并准备必要的翻译;5、安排展览期间翻译员;6、向服务承包商及展览组织单位定购促销广告。
  (四)3个月前:1、继续追踪产品推广活动;2、最后确定参展样品,并准备大量代表本公司产品品质及特色的样品,贴上公司标签;3、将展位结构设计做最后的决定;4、计划访客回应处理程序;5、训练参展员工;6、排定展览期间的约谈;7、安排展览现场或场外的招待会;8、出国展则需购买外汇。
  (五)四天前:1、将运货文件、展览说明书及传单等额外(extra)影印本放入公事包;2、搭乘飞机至目的地。中国进口博览会是世界会展业的发涌地,经过一百多年的积累和发展,欧洲会展经济整体实力最强,规模最大。在这个地区中,德国、意大利、法国、英国都是世界级的会展业大国。
  (六)三天前:1、抵达,饭店登记;2、视查展览厅及场地;3、咨询(advisory)运输商,确定所有运送物品是否安全抵达;4、指示运输承包商将物品运送至会场;5、联络所有现场服务承包商,确定一般准备就绪;6、与展览组织代表联络,告知通讯方法;7、访问当地顾客。会展设计搭建是一门综合的设计艺术,通过视觉传达设计(简称VD)、空间环境设计(简称ED)、工业设计(简称PD)等全方位的设计,它是展会开展前的第一个工序,它是会展活动的视觉展示,是会展活动的补充。会展设计的目的是强调人的潜能,将会展开展时要传达的信息准确快速的传达给观众和采购商,并在观众接受信息的同时有一种美的享受。
  (七)两天前:1、确定所有物品(article)运送完成;2、查看租用的设备(shèbèi)及所有用品,了解其功能;3、布置展位;4、将所有活动节目做最后的决定。
  (八)一天前:1、将摊位架构、设备(shèbèi)及用品做最后的检查;2、将促销用品送达直接分配中心;3、与公司参展员工、翻译员等进行展览前最后沟通。
  (九)展览期间:1、尽早到会场;2、展览第一天即将新闻稿送到会场的新闻中心;3、实地观察后尽早预约明年场地;4、详细记录每一个到访客户(kè hù)的情况及要求,不要凭事后记忆;5、对于没有把握的产品需求(demand),不要当场允诺,应及时报告(The report)总部作出合理答复。公关活动策划是指具有公共关系性质的活动,通过运用传播沟通的方法去协调组织和社会之间的关系,影响组织的公众舆论,建立良好的形象和声誉,优化组织的工作环境等一系列工作。需要有现代的公共关系意识和科学的公关理论对公共关系活动作指导。主要分为日常公共关系活动和专门的公共关系活动两类,两者都是当代各种社会团体、组织、企业及个人开拓事业、改善社会关系的重要手段。一旦应诺,必须按质按期完成;6、将每日情况做成简报通知员工;7、每天将潜在商机及顾客资料送回公司(Company),以便及时处理(chǔ lǐ)及回应。
  (十)展览结束:1、监督摊位拆除;2、处理商机;3、寄出感谢卡。博物馆设计搭建是一项强调空间环境和道具形式的独立设计职业,它是一种空间形态的构成。展示环境分为室内空间和室外空间。室内空间是以展品本位为出发点,在展示道具形式作用下的空间形态。本文就针对展示环境中的室内空间设计所涉及的一些问题做相关的探讨。


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