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如何提高展会现场管理水平448
发表时间：2018-08-03 10:07 如何提高展会现场管理水平
一、展会现场管理的重要性 一个展览会从筹备(筹措预备)到开展，其周期至少在一年以上，而作为展览重点的展示往往只有三到五天。道具制作要知道怎么做战争题材电影道具，首先要做一些判断。你的电影是处于哪一场战争？在战斗中军队需要用到哪些装备？然后，计划好预算怎么花，详细地规划场景：在做好预算之后你就会知道你能买什么不能买什么；规划好场景后每一件东西需要多少件你就了然于心了。可以说，展会现场是展览会的关键之所在，而展会现场管理則是重中之重。展会现场管理是展览计划的具体落实和办展水平的直接反映，因而备受主办单位的重视。同时，展会现场管理、控制和协调的内容十分庞杂，事无巨细。如果处理不当，任何一件小事都有可能发展成大问题，继而影响(influence)整个展会的效果。 由于展览(exhibition)会现场管理业务的多元性与复杂性，主办单位已经越来越倾向于把现场管理的诸多业务“外包”给专业性的会展服务公司(Company)。一方面，主办单位通过服务外包达到了降低成本(cost)，提高(效益(benefit)的目的；另一方面，也使得各种专业性的展览服务企业发展起来，譬如展台设计，展台搭建、展具租赁(to hire)、展品运输、广告(advertising)印刷、安保清洁、法律(Law)咨询(advisory)、现场服务、餐饮服务等等。而展会现场管理的“服务外包”、多公司合作的业务模式，也暴露了很多的问题。其中，比较典型的问题就表现在各个承包商之间的责任不明、任务不清，遇到问题就互相推诿，展会现场缺乏统一领导，对现场危机的应急处理准备不足等问题。 例如，参展商自行搭建展台，可是却无意丢失了柜子的钥匙。意点会展其概念的外延包括各种类型的博览会、展销活动、大中小型会议、文化活动、节庆活动等。 特定主题的会展是指围绕特定主题集合多人在特定时空的集聚交流活动。狭义的会展仅指展览会和会议；广义的会展是会议、展览会、节事活动和各类产业/行业相关展览的统称。 他图谋寻得展馆搭建商的帮助，可是由于现场搭建商只负责自己搭建的展台，问题未得解决。继而展商求助于现场服务台，可是服务台只是提供问询与补办证件服务，并不能对其丢钥匙这一事件给予实质性的帮助。自此，展商的问题在两轮交涉中并未得到解决，两家服务商的推诿策略使得展商的情绪激动，引发争吵，严重影响(influence)了展馆秩序与现场服务台的正常工作。再比如，现场登记办证服务、现场指引与咨询以及现场验票等服务是否符合参展商与参观人士对服务的要求，有了问题如何处理(chǔ lǐ)、找谁处理、处理时限等等。 这些问题都涉及到主办单位(unit)服务外包的各个企业。在服务外包的前提下，各个企业之间如何有机合作，共同完成展会现场的服务工作，是展览(exhibition)公司加强其展会现场服务的核心。 加强展会现场管理的关键是以主办单位(unit)为主导，明确的责任分工为基础，参展商及参观人士的要求为指导，每个服务承包商各司其职，有机配合，共同完成展会现场的服务工作。 二、展会现场管理(guǎn lǐ)的步骤（procedure) 问题识別 主办单位应该充分考虑展会现场服务可能产生的问题(Emerson)，具体包括(bāo kuò)展台设计(design)、展台搭建、展台租赁(to hire)、展具出租(rent)、货物运输、现场观众登记、现场观众指引及导览、清洁保安、餐饮服务等方面的问题。会展设计搭建是指在会议、展览会、博览会活动中，利用空间环境，采用建造、工程、视觉传达等手段，借助展具设施高科技产品，将所要传播的信息和内容呈现在公众面前。其中包括展台设计、空间布局设计、平面设计、照明道具设计以及相应的展馆设计等。会展设计是一种对观众的心理、思想和行为产生重大影响的创造性设计活动。在展会开始布展前一周左右，召开全体服务承包商会议(huì yì)即”碰头会”，明确各个服务承包商在展会现场的服务范围与责任。对于召开多次的展会，可以将以往展会现场出现的问题及处理对策大致归类并集结成册，分发给各个承包商，促使各个服务承包商在展会现场再面对上述问题时，迅速做出反应，积极解决展会现场的问题。 组织管理 主办单位(unit)在展会现场成立应急处理(chǔ lǐ)小组，由一名总指挥、两名副指挥及若干工作人员组成，工作人员的多少与展会的规模成正比。当展会现场出现紧急情况(Condition)或各个服务外包公司都不知如何处理的问题时，统一交由应急处理小组处理，并由各个承包商给予必要的支持。为了保证应急处理小组的办事效率，要求各个服务承包商只有在问题不能解决或需要多个部门协调(coordination)的时，才可以求助于应急处理小组。同时，应急处理小组的组建最好在开展前一周的“碰头会”之前，方便(“碰头会”时将应急处理小组主要负责人介绍给各个服务承包商，以便应急处理小组在现场工作中得到各个服务承包商的必要支持。 三、重点服务项目管理(guǎn lǐ) 现场登记(registration)入场 观众登记处的服务直接影响了参观人士对展会现场服务的印象。因此，提高(现场登记入场工作的效率显得格外重要。绝大多数展会组织者都偏向于把预先登记的观众和现场注册(register)的观众分开。有些展览(exhibition)会还进一步将现场注册的观众分成两类，即有名片的和无名片的。前者只需名片在观众登记处办好相关手续(formalities)就可以换取胸卡，后者則要在主办方人员的指导下填写登记表然后再到登记处办理手续。 参展商行为管理 在布展、开展和撤展等不同阶段，主办单位都应和参展商进行有效沟通，确保它们的行为符合参展合同(contract)尤其是场馆的使用规定。必要时，主办单位可以采用强制性措施，用以维护绝大多数参展商的正当利益和保证展览会的顺利进行。例如，在第十届上海国际汽车工业展览会上，两家日本汽车公司为了在气势上压倒对方，都把音响开得很大，严重(serious)影响了同一场馆内其它参展商的展出工作，最后经过主办单位出面干涉才把事情平息下来。 餐饮管理 展览(exhibition)会主办单位通过合同(contract)条款对餐饮(Catering)服务承包商的菜单、份量和价格(price)等进行严格的约束，以确保现场餐饮服务的质量。而且在展会餐饮区，餐饮服务人员(personnel)应该及时清理简易饭盒等餐具，为参展商和专业观众营造一个良好的就餐环境(environment)。 参展商和观众投诉处理 在展览会举办过程中，迫切需要一个专门的机构（organization)来处理各种投诉，这一机构可以附属于应急处理小组，随时处理展会现场出现的各种投诉。中国进口博览会中文的博览会指规模庞大、内容广泛、展出者和参观者众多的展览会。一般认为博览会是高档次的，对社会、文化以及经济的发展能产生影响并能起促进作用的展览会。但是在实际生活中，“博览会”有被滥用的现象。不时可以在街上看到由商店举办的“某某博览会”。展览会和博览会在汉语中是现代名词，《辞源》和一些古汉语词典中无记载。 例如，在第二届中国(深圳)消费商品采购大会上，组委会在总服务台设立了投诉处，负责处理参展商和观众的各种投诉，收到了比较好的效果。 总之，展览现场管理对办好一届展览会至关重要。现场管理做得不好，会影响专业(zhuān yè)观众和参展商对展会的满意程度，甚至影响整个展会的品质。展会现场管理具体体现在对观众和参展商提供的服务上，在服务外包的大趋势（trend)下，展会主办方要不断通过加强各个服务承包商之间的合作来改善展览环境，提高服务水平，尽最大力量满足参展商和观众的要求。 下一篇如何对会展危机进行管理
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